Ik heb een bijzondere banktransactie, hoe moet ik deze koppelen in Gekko?

Als je een nieuwe transactie ziet, koppel je die aan inkomsten (facturen) of uitgaven (bonnen). Op het moment dat je dat hebt gedaan, is je transactie toegewezen in je administratie en zal deze worden meegenomen voor bijvoorbeeld je btw-aangifte.

Soms heb je speciale situaties waarbij het niet direct duidelijk is waar de transactie bij hoort. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende situaties en wat je in dat geval moet doen.

Voor alle overige afschrijvingen of bijschrijvingen die je niet in je Gekko administratie wilt laten meetellen, kies je 'markeer als overig'. Denk hierbij aan bijschrijvingen van facturen die niet in Gekko staan (omdat je een nieuwe gebruiker bent), overboekingen tussen rekeningen, creditcard afschrijvingen waarin meerdere kosten verwerkt zijn of bijschrijvingen van kosten die later zijn teruggeboekt door de bank omdat het saldo op dat moment ontoereikend was en later handmatig zijn betaald.

1. Privé onttrekkingen en stortingen: een voorbeeld hiervan is dat je jezelf uitbetaald vanaf je zakelijke rekening. Dit is meestal niet een zakelijke uitgave. In dat geval moet je kiezen voor 'privé'. De transactie zal niet worden meegenomen in je administratie.

2. Belastingen: een voorbeeld hiervan is de betaling van je btw of inkomstenbelasting. Dit is een zakelijke uitgave, maar niet één die je als onkosten kunt opgeven. Tenslotte, je BTW betaling wordt veroorzaakt door je administratie en niet andersom. Kies daarom voor je btw betalingen voor 'belastingen' en Gekko zal dit op de correcte manier verwerken.

3. Verzamelde betalingen: Soms worden er meerdere facturen tegelijk betaald, of heb je meerdere onkosten tegelijk overgemaakt. In dat geval is het lastig om de transactie exact te matchen met de facturen en bonnen. Als dit je overkomt, kun je ervoor kiezen om de transactie te negeren. Dat wil zeggen dat je aangeeft dat de transactie een zakelijke transactie is, maar dat je deze niet goed in je administratie kunt zetten onder kosten of facturen. Je kunt dan kiezen om de transactie te 'markeren als overig'. Overige transacties zullen door Gekko wel als zakelijk worden gezien maar verder worden genegeerd.

4. Krediet facturen: Soms krijg je geld teruggestort van een leverancier. Gekko denkt dan onterecht dat je inkomsten hebt. Andersom geldt hetzelfde. Als je geld moet terug betalen aan een leverancier, wordt dit onterecht gezien als onkosten. De oplossing is om handmatig de transactie toe te wijzen. Bijv. je hebt 500 EUR teruggestort gekregen van een computer die je hebt teruggebracht. Gekko zal in dat geval proberen de 500 EUR te matchen aan een factuur. Echter, je moet in dit geval de transactie handmatig toewijzen aan je kosten. Als het goed is, heb je deze al in je Gekko administratie staan. Als dat niet het geval is, maak dan een nieuwe onkosten aan. Let op: het resultaat is dat je in je administratie 2 onkosten hebt staan voor deze computer: 1) 500 EUR voor de originele aankoop en 2) -500 EUR aan gecrediteerde onkosten. Het totaal komt dan uit op 0.

5. Deel betalingen: Soms betaalt een klant niet in één keer. Dan komt het bedrag niet overeen met de factuur. In dat geval kun je meerdere transacties matchen naar één en dezelfde factuur. Als de factuur volledige betaald is, zal de status van de factuur worden aangepast.

6. Bedragen matchen niet: Soms matcht het bedrag op de bon niet met het bedrag van je banktransactie. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen als je een fooi hebt gegeven bij een rekening. In dat geval krijg je een waarschuwing met de optie om het bedrag aan te passen. Let hier wel goed op welk bedrag fiscaal aftrekbaar is. In dit voorbeeld is de fooi aftrekbaar van de inkomsten belasting.

7. Loonheffingen: Als je een BV hebt, is het normaal dat de Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) zichzelf loon uitkeert. Hierover moet loonbelasting worden betaald door het bedrijf. Dergelijke onkosten moeten niet onder 'belastingen' (zie hierboven) worden geplaatst omdat het namelijk om belastingen van de DGA gaat, niet om belastingen van het bedrijf. Je moet hiervoor dus een aparte kostenpost aanmerken genaamd 'Loonheffingen' en deze (zonder opgave van btw) invoeren onder onkosten. NB: dit geldt alleen voor BV's of eenmanszaken/VOF's met personeel. Voor meer informatie over andere betalingen aan privé personen, zie hierboven (privé onttrekkingen en stortingen).