Een credit factuur aanmaken

Heb je een fout gemaakt in een factuur en heb je de factuur al verstuurd naar je klant? Of heb je met je klant afgestemd dat je minder in rekening zal brengen? Geen probleem! In dit artikel leggen we uit hoe je dit kan oplossen en verwerken in Gekko.

Maak eenvoudig een factuur in Gekko, online of via de mobiele Gekko facturatie app.

Wat is een credit factuur?

Een creditfactuur is eigenlijk een 'gewone' factuur waarop het bedrag staat dat je wilt corrigeren.

Stel: je hebt een factuur voor €1.000 (ex. btw) gestuurd, maar je had eigenlijk slechts €600 in rekening moeten brengen.

Je maakt in dat geval een credit factuur aan voor €400. Je klant heeft uiteindelijk twee facturen ontvangen: de (foute) factuur met het bedrag €1.000 en een credit factuur met het bedrag €-400. Samen maakt dat het correcte bedrag van €600 (€1000 - €400 = €600). 

Laat de foute factuur in je administratie staan!

Allereerst is het belangrijk om te weten wat je niet moet doen! Verwijder de foute factuur nooit uit je administratie als de factuur al verzonden is. Je kunt de factuur gewoon laten staan en een nieuwe credit factuur aanmaken voor het bedrag dat teveel of verkeerd in rekening is gebracht.

Krediet- of credit factuur?

In het Nederlands wordt er in het algemeen gesproken over een 'krediet factuur', maar binnen accounting komt de term 'credit factuur', of 'credit nota', regelmatig voor. Het stukje 'credit' komt uit het Engels. In het Engels is een 'krediet factuur' een 'credit invoice'. Binnen Gekko en in deze FAQ worden zowel krediet- en credit factuur door elkaar gebruikt.

Credit factuur aanmaken - via de Gekko website

1. Ga naar je facturenoverzicht;
2. Druk achter de oorspronkelijke (foutieve) factuur op de drie puntjes aan de rechterkant;
3. Kies de optie 'Creditfactuur' (zie afbeelding A);
4. Voer alle benodigde gegevens in;
5. Let er goed op dat je het juiste bedrag invult (een negatief getal!). Gekko voert namelijk automatisch het bedrag in van de oorspronkelijke factuur (zie afbeelding B);
6. Sla de factuur op en verzend de factuur naar je klant.
   
   

Afbeelding A. Kies 'Creditfactuur'

Afbeelding B. Maak een creditfactuur

Credit factuur aanmaken - mobiele Gekko facturatie app

1. Open de Gekko Facturatie App op jouw mobiel;
2. Open de factuur waar je een credit factuur voor wilt aanmaken;
3. Druk bij het zien van je factuur rechtsboven op de drie puntjes voor de opties;
4. Druk op 'Creditfactuur';
5. Wijzig de credit factuur en druk rechtsonder op de groene knop om jouw factuur op te slaan (en versturen).

Betalingen

Vaak vindt er bij een credit factuur geen betaling plaats. Als de klant de originele factuur niet heeft betaald, hoeft de klant dus ook niet het kredietbedrag terug te krijgen. Echter, je moet wel een betaling toevoegen. Dit doe je door: óf de factuur als 'betaald' te versturen, óf later een betaling toe te voegen. Doe je dit niet? Dan zal je factuur na verloop van tijd op de status 'te laat' komen te staan.

Voor de originele factuur én de credit factuur voeg je dus handmatig een betaling toe om ze te markeren als betaald, ook al zijn ze dat niet! Op deze manier kun je ze afstrepen, zonder dat ze in je overzicht blijven staan met de status 'Te laat'.

De reden hiervoor is dat er in feite twee transacties hebben plaatsgevonden, aangezien je twee facturen hebt verstuurd. Op deze manier sluit het totaalbedrag van de betalingen weer aan op het totaalbedrag dat is uitgewisseld. Om dit voor je administratie extra duidelijk te maken, kun je bij de omschrijving van de betaling bijvoorbeeld ‘Fictieve correctie voor creditfactuur’ toevoegen.

Waar moet je verder nog op letten?

Je kunt een credit factuur in je gewone factuur nummering opnemen of een aparte reeks beginnen met alleen credit facturen. Beide opties zijn mogelijk, mits je hierin zeer consequent bent. Als je een credit factuur verstuurt, vergeet dan niet het factuur nummer van de oude incorrecte factuur te vermelden in je begeleidende bericht. Dit is niet noodzakelijk, maar een factuurnummer maakt het zo wel duidelijk voor je klant.

Jaarrekening

De balans en winst- en verliesrekening zijn momentopnames van jouw administratie en dit kan soms best verwarrend zijn, ook met krediet facturen. Een krediet factuur kan namelijk invloed hebben op jouw winst- en verliesrekening. Stel dat je in december een factuur hebt verstuurd en de betaling hiervan hebt ontvangen, maar er zat een foutje in je factuur. In januari stuur je daarna een krediet factuur, maar wat betekent dit voor jouw administratie?

De totale omzet zal in het vorige jaar zijn toegenomen, maar in het volgende jaar een negatief bedrag bevatten, hetzelfde geldt voor de winst. Maar omdat het eigen vermogen netto €0 blijft, zal er voor vorig jaar een negatief bedrag zijn onttrokken en in het volgende jaar een positief bedrag zijn ingelegd.