Een credit factuur aanmaken

Heb je een fout gemaakt in een factuur maar heb je de factuur al verstuurd naar je klant? Of heb je met je klant afgestemd dat je minder in rekening zal brengen? Geen probleem. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kan verwerken in Gekko.

Maak eenvoudig een factuur in Gekko, online of via de mobiele Gekko facturatie app.

Wat is een credit factuur?

Een creditfactuur is eigenlijk een gewone factuur waarop het bedrag staat dat je wilt corrigeren.

Stel: je hebt een factuur voor €1.000 (ex. btw) gestuurd. Maar je had eigenlijk maar €600 in rekening moeten brengen.

Je maakt een credit factuur voor €400. Je klant heeft uiteindelijk twee facturen ontvangen: de (foute) factuur voor €1.000 en een credit factuur voor €-400. Samen maakt dat het correcte bedrag van €600. 

Laat de foute factuur in je administratie staan

Allereerst is het belangrijk om te onthouden wat je niet moet doen: verwijder de foute factuur nooit uit je administratie als de factuur verzonden is. Je kunt de factuur laten staan en een nieuwe credit factuur aanmaken voor het bedrag dat teveel in rekening is gebracht.

Krediet- of credit factuur?

In het Nederlands wordt over het algemeen gesproken over een 'krediet factuur', maar in accounting komt de term 'credit factuur', of 'credit nota', regelmatig voor. Het stukje 'credit' komt van het Engels, want in het Engels is een 'krediet factuur' een 'credit invoice'. In Gekko en in deze FAQ worden zowel krediet- en credit factuur door elkaar gebruikt.

Credit factuur aanmaken (website)

1. Ga naar je facturenoverzicht
2. Druk achter de oorspronkelijke (foutieve) factuur op de drie puntjes
3. Kies de optie 'Krediet Factuur' (afbeelding A)
4. Voer alle benodigde gegevens in
5. Let er goed op dat je het juiste bedrag invult (een negatief getal). Gekko voert namelijk automatisch het bedrag in van de oorspronkelijke factuur
6. Sla de factuur op en verzend de factuur naar je klant

Afbeelding A. Kies 'Krediet Factuur'

Afbeelding B. Maak een credit factuur

Credit factuur aanmaken (mobiel)

1. Open de Gekko facturatie app op jouw mobiel
2. Open de factuur waar je een credit factuur voor wilt aanmaken
3. Druk bij het zien van je factuur rechtsboven op de drie puntjes voor de opties
4. Druk op 'Krediet Factuur'
5. Wijzig de credit factuur en druk rechtsonder op de groene knop om jouw factuur te opslaan (en versturen).

Betalingen

Vaak vindt er bij een credit factuur geen betaling plaats. Als de klant namelijk de originele factuur niet heeft betaald, hoeft de klant dus ook niet het krediet bedrag terug te krijgen. Echter, je moet wel een betaling toevoegen door, óf de factuur als "betaald" te versturen, óf later een betaling toe te voegen. Anders zal je factuur na verloop van tijd op de status "te laat" komen te staan.

Ook bij de originele factuur moet je een betaling toevoegen zelfs al is die niet betaald door de klant. De reden is dat je fictief wel twee transacties hebt gedaan (je hebt tenslotte twee facturen verstuurd) en zo het totaal van de betalingen aansluit bij het totaal bedrag dat is uitgewisseld. 

Om dit extra duidelijk te maken kun je bij de omschrijving van een betaling iets toevoegen als "fictief correctie bedrag voor credit factuur".

Waar moet je verder op letten?

Je kunt een credit factuur in je gewone factuur nummering opnemen of een aparte reeks beginnen met alleen credit facturen. Beide opties zijn mogelijk, mits je consequent bent. Als je een credit factuur verstuurt, vergeet dan niet het factuur nummer van de oude incorrecte factuur te vermelden in je begeleidende bericht. Dit is niet noodzakelijk, maar een factuurnummer maakt het zo wel duidelijk voor je klant.

Jaarrekening

De balans en winst- en verliesrekening zijn momentopnames van jouw administratie en dit kan soms best verwarrend zijn, ook met krediet facturen. Een krediet factuur kan namelijk invloed hebben op jouw winst- en verliesrekening. Stel dat je in december een factuur hebt verstuurd en de betaling hiervan hebt ontvangen, maar er zat een foutje in je factuur. In januari stuur je daarna een krediet factuur, maar wat betekent dit voor jouw administratie?

De totale omzet zal in het vorige jaar zijn toegenomen, maar in het volgende jaar een negatief bedrag bevatten, hetzelfde geldt voor de winst. Maar omdat het eigen vermogen netto €0 blijft, zal er voor vorig jaar een negatief bedrag zijn onttrokken en in het volgende jaar een positief bedrag zijn ingelegd.