Hoe kan ik mijn factuurnummer aanpassen?

In Gekko wordt er gebruikt gemaakt van een standaard factuurnummering. Deze nummering is als volgt:

2025-000001, 2025-000002 etc.

2025-000012, 2025-000013 etc.

Met de jaarwisseling wordt alleen de standaard factuurnummering van Gekko automatisch aangepast naar het nieuwe jaar, bijvoorbeeld van 2025-000123 naar 2026-000001.

Maak zelf eenvoudig facturen. Zonder uitgebreide kennis of ervaring.

Factuurnummer aanpassen

Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je jouw factuurnummering kunt aanpassen.

1. Ga naar je facturen overzicht op de website van Gekko.
   
   
2. Klik op de knop '+Nieuw' rechtsboven om een nieuwe factuur aan te maken.
   
   
3. Klik bij het opmaken van je nieuwe factuur op de factuur 'Details', of klik op het factuurnummer.
   
   
4. In het nieuwe pop-up venster kun je jouw factuurnummer aanpassen.
   
   
5. Klik op 'Accepteren' om jouw factuurnummer wijziging op te slaan.

Nadat je jouw factuur hebt opgeslagen worden jouw nieuwe facturen met een opvolgend factuurnumemr aangemaakt. Je hoeft jouw factuurnummer als het goed is maar één keer aan te passen en op te slaan.

Eigen factuurnummering

Wil je jouw eigen factuurnummering gebruiken, of gebruik je al jouw eigen factuurnummering? Houd er dan rekening mee dat het jaartal van het factuurnummer niet automatisch wordt geüpdate bij de jaarwisseling. Je moet in dat geval jouw eigen factuurnummering handmatig aanpassen naar het nieuwe jaar. Zie de uitleg hierboven.

Als jij een eigen factuurnummering gebruikt dan gebruikt Gekko het laatste onderdeel van je nummer om door te nummeren.

Bijvoorbeeld, als je van jouw factuurnummer MIJNBEDRIJF001 maakt, dan zal Gekko de volgende keer automatisch nummer MIJNBEDRIJF002 aanmaken. Gekko pakt automatisch het laatste getal. Let hierbij wel goed op drie punten:

1. Als je een jaartal in je nummering gebruikt zorg dan dat je genoeg cijfers gebruikt.
   Gebruik je bijvoorbeeld 202501 als factuurnummer en je komt boven de 100 uit, dan krijg je factuurnummer 202601 ook als is het nog 2025. Gekko ziet namelijk niet dat het jaar apart is.
   
   
2. Je kan ook letters in het factuurnummer gebruiken, maar de factuurnummering op volgorde is altijd afhankelijk van de cijfers.
   
   
3. Nummering gaat altijd om de laatste cijfers. Dus als jij factuur 0001-2019 maakt, dan maakt Gekko er bij de volgende van 0001-2020. Zelfde geldt voor letters. Als je 00001MIJNBEDRIJF gebruikt dan maakt Gekko er 00001MIJNBEDRIJF1 van. Dus zorg ervoor dat de nummering aan het einde blijft.

Op zich is het geen punt als je een afwijkende factuurnummering kiest, maar houd er dan wel rekening mee dat je deze nummering in het nieuwe jaar handmatig moet aanpassen. Gekko kan niet altijd zien wat een jaartal is, wat een nummer en wat een tekst is.

Gekko telt altijd automatisch verder, maar toch kan dat soms misgaan

Gekko gebruikt een standaard factuurnummer format: <<JAAR>>-000001. Als je niets aanpast, dan zal Gekko jouw factuurnummers doortellen, zowel het opvolgende nummer als het jaartal. Maak je een nieuwe factuur aan, dan zal het volgende factuurnummer dus <<JAAR>>-000002 zijn. Maak je vervolgens in een nieuw jaar een nieuwe factuur, dan krijg die automatisch het nummer <<JAAR+1>>-000001.

Sommige gebruikers willen echter een eigen factuurnummer format gebruiken. Op zich kan dat wel, maar houd er rekening mee dat Gekko dan misschien niet altijd weet hoe er moet worden doorgenummerd.

Foutje gemaakt? Dat kun je makkelijk oplossen

Mocht je nu een foutje hebben gemaakt in de nummering? Dan is dat niet zo erg. Je kan dit namelijk altijd corrigeren. Bekijk bijvoorbeeld onze FAQ over credit facturen.

Begin zelf met het sturen van nette facturen.

Factuur sturen met een factuurnummer uit het voorgaande jaar

Soms komt het aan het begin van een nieuw jaar voor dat je nog een factuur van het vorige jaar moet versturen. Mag je deze dan in december boeken? In principe wel, maar alleen als je het niet te gek maakt. Meestal is het nog ok dat je in januari nog een factuur verstuurd voor december omdat je dan nog kan beargumenteren dat je je boeken nog moet sluiten. Echter, het moet wel om werkzaamheden gaan die daadwerkelijk in het vorige jaar zijn afgerond. Want de Belastingdienst controleert streng dat je niet loopt te schuiven met omzet om zo je belastingen te verlagen. Dus na 1 maand in het nieuwe jaar raden wij aan dit niet meer te doen.

Gekko zal bij een nieuwe concept factuur wel het nieuwe jaar suggereren. Je kan dan vervolgens gewoon het factuurnummer en de datum aanpassen naar het oude jaar. Let wel op dat je bij het eerstvolgende factuurnummer daarna niet nog een keer met een factuurnummer uit het oude jaar loopt te factureren. Vaak moet je dan voor een tweede keer je factuurnummer handmatig aanpassen omdat Gekko door telt met het laatst ingevoerde nummer. In dit geval dus het oude nummer uit het vorige jaar. 

Voor meer informatie over regels met betrekking tot facturen, zie de website van de Belastingdienst.

Antedateren van een factuur

Het aanpassen van de datum op een factuur is niet toegestaan. Net als het maken van een factuur in het verleden, dat heet antedateren. Lees meer over antedateren in de Belasting Wiki.