Hoe kan ik mijn factuurnummer aanpassen?

Soms wil je de standaard factuurnummers die Gekko gebruikt. En soms lijkt het alsof je factuurnummer niet goed door telt. We krijgen bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw jaar vrij regelmatig te horen dat het jaartal niet update op de factuurnummer in het nieuwe jaar? Ook blijken gebruikers fouten te maken als ze facturen van een vorige periode nog willen versturen. Daarom een korte uitleg hoe pas factuurnummers aan en wat zijn hiervoor de regels?

Maak zelf eenvoudig facturen. Zonder uitgebreide kennis of ervaring. 

Gekko telt altijd automatisch verder maar toch kan dat soms misgaan als je loopt te schuiven met facturen

Gekko gebruikt een standaard factuurnummer format: <<JAAR>>-000001. Als je niets aanpast, zal Gekko jouw factuurnummers doortellen, zowel het opvolgende nummer als het jaartal. Maak je een nieuwe factuur aan, dan zal het volgende factuurnummer dus <<JAAR>>-000002 zijn. Maak je vervolgens in een nieuw jaar een nieuwe factuur, dan krijg die automatisch het nummer <<JAAR+1>>-000001.

Sommige gebruikers willen echter een eigen factuurnummer format gebruiken. Op zich kan dat wel, maar houd er rekening mee dat Gekko dan misschien niet altijd weet hoe er moet worden doorgenummerd. Als jij een eigen format gebruikt, hou er dan mee rekening dat Gekko het laatste onderdeel van je nummer gebruikt om door te nummeren.

Bijvoorbeeld als je nummer MIJNBEDRIJF001  van maakt, zal Gekko de volgende keer automatisch nummer MIJNBEDRIJF002 gebruiken. Dus automatisch pakt Gekko het juiste getal. Let hierbij wel goed op twee dingen:

1. Als je een jaartal in je nummering gebruikt zorg dan dat je genoeg cijfers gebruikt. Gebruik je bijv 201901 als nummer en je komt boven de 100 uit, dan krijg je factuurnummer 202001 ook als is het nog 2019. Gekko ziet namelijk niet dat het jaar apart is.
2. Je kan ook letters in het factuurnummer gebruiken maar nummering op volgorde is altijd afhankelijk van de cijfers
3. Nummering gaat altijd om de laatste cijfers. Dus als jij factuur 0001-2019 maakt, dan maakt Gekko er bij de volgende van 0001-2020. Zelfde geldt voor letters. Als je 00001MIJNBEDRIJF gebruikt dan maakt Gekko er 00001MIJNBEDRIJF1 van. Dus zorg ervoor dat de nummering aan het einde blijft.

Op zich is het geen punt als je een afwijkend factuurnummer kiest, maar houd er dan wel rekening mee dat je dit wellicht in het nieuwe jaar handmatig moet aanpassen. Gekko kan niet altijd zien wat een jaartal is, wat een nummer en wat een tekst is.

Ik wil nog een factuur sturen met een factuurnummer uit het voorgaande jaar

Vaak komt het aan het begin van een nieuw jaar voor dat je nog een factuur van het vorige jaar moet versturen. Mag je deze dan in december boeken? In principe wel, maar alleen als je het niet te gek maakt. Meestal is het nog ok dat je in januari nog een factuur verstuurd voor december omdat je dan nog kan beargumenteren dat je je boeken nog moet sluiten. Echter, het moet wel om werkzaamheden gaan die daadwerkelijk in het vorige jaar zijn afgerond. Want de Belastingdienst controleert streng dat je niet loopt te schuiven met omzet om zo je belastingen te verlagen. Dus na 1 maand in het nieuwe jaar raden wij aan dit niet meer te doen.

Gekko zal bij een nieuwe concept factuur wel het nieuwe jaar suggereren. Je kan dan vervolgens gewoon het factuurnummer en de datum aanpassen naar het oude jaar. Let wel op dat je bij het eerstvolgende factuurnummer daarna niet nog een keer met een factuurnummer uit het oude jaar loopt te factureren. Vaak moet je dan voor een tweede keer je factuurnummer handmatig aanpassen omdat Gekko door telt met het laatst ingevoerde nummer. In dit geval dus het oude nummer uit het vorige jaar. 

Voor meer informatie over regels met betrekking tot facturen, zie de website van de Belastingdienst.

Antedateren van een factuur

Het aanpassen van de datum op een factuur is niet toegestaan. Net als het maken van een factuur in het verleden, dat heet antedateren. Lees meer over antedateren in de Belasting Wiki.

Factuurnummer aanpassen

Hoe pas je nu je factuurnummer aan? Ga naar je factuuroverzicht. Maak een nieuwe factuur aan of klik op de factuur die je al had aangemaakt en wilt aanpassen. Ga naar het blok waar je het factuurnummer ziet staan. Er verschijnt een duidelijke lijn om het blok. Klik op dit blok en het zal vanzelf openen. Nu kun je het factuurnummer aanpassen.

Let wel even op: als je een factuur aanmaakt voor een ander jaar (bijv. 2019 terwijl het 2020 is), dan moet je het factuurnummer op de volgende factuur ook weer handmatig aanpassen. Gekko telt factuurnummers namelijk automatisch door, dus als je een factuurnummer handmatig aanpast naar een ander jaar, dan zal Gekko dat jaar blijven aanhouden.

Afbeelding 1: factuurnummer aanpassen in Gekko

Foutje gemaakt? Kun je makkelijk oplossen

Mocht je nu een foutje hebben gemaakt in de nummering? Dan is dat niet zo erg. Je kan dit namelijk altijd corrigeren. Bekijk bijvoorbeeld onze FAQ over credit facturen.

Begin zelf met het sturen van nette facturen.