Kosten importeren

Begin je met Gekko en wil je graag je kosten van vorige jaren uploaden? Dat kan! Je hoeft dit niet per bon te doen, zoals hoe je dat doet met 'nieuwe' bonnen. Je kunt je kosten in één keer laden met onze kosten importeer functie.

Kosten importeren met een csv-bestand

De importeer functie kun je vinden bij de instellingen pagina importeren. Het enige wat je hoeft te doen is het volgende:

1. Download ons voorbeeldbestand
2. Voer jouw data in het bestand en sla het bestand op (lees hieronder waar je op moet letten)
3. Upload het bestand
   
   

Waar je op moet letten bij het importeren

In de eerste regel van het bestand staat exact omschreven wat het format is van de data. Verwijder de eerste 5 regels niet, ook niet de voorbeeldregel.

• Controleer jouw taalinstelling op de profiel pagina van Gekko. Als je voorkeurstaal op Engels staat, moet je bij de velden 1) btw 2) type transactie en 3) kostensoort ook Engelse tekst gebruiken.
  
  

• Bedragen: Let bij het invullen van de bedragen op dat je geen punten gebruikt in het bedrag om duizendtallen oid aan te geven. Bijv. voor 1000 EUR moet je geen 1.000 invullen maar gewoon 1000. Decimalen kun je met een komma aangeven. Bijv. 49,95 EUR.
  
  

• Btw (21% of 9%):  Voer het bedrag aan btw in voor jouw kostenpost. Is er geen btw, bijvoorbeeld voor de 9% btw? Voer dan een 0 in.
  
  

• Btw vrijgesteld/verlegd: Voer altijd wat in (ja/nee OF yes/no), laat het veld niet leeg. Je kunt niet bij beiden velden 'ja' invullen
  
  

• Omschrijving: Voer in deze kolom de omschrijving van jouw kosten in welke je ook terugziet bij het kosten overzicht in Gekko.
  
  

• Kostennummer: Laat deze kolom leeg. Gekko telt bij het importeren automatisch het kostennummer door.
  
  

• Type transactie: Kies uit bestaande transacties: Nog niet betaald; Bank transactie; Contant of prive rekening; of Creditcard.
  Let op: als je profiel op Engels staat, gebruik dan de Engelse termen.
  
  

• Kostensoort: Kies uit bestaande kostensoorten via de kostensoorten pagina. Dit kunnen de standaard kostensoorten zijn, of zelf aangemaakte kostensoorten.
  Let op: als je profiel op Engels staat, gebruik dan de Engelse termen.
  
  
  

• Klant: Je kunt alleen klanten invullen die al bestaan in Gekko (als je nog geen klanten hebt, maak deze dan eerst aan). Je kunt deze velden ook leeg laten.
  
  

• Project: Je kunt alleen projecten invullen die al bestaan in Gekko (als je nog geen projecten hebt, maak deze dan eerst aan). Je kunt deze velden ook leeg laten.

Wat moet ik doen met mijn bonnen of inkoopfacturen?

Bij het importeren van de kosten in Gekko kun je alleen de bedragen laden en niet de bonnen / inkoopfacturen zelf. Na het importeren van je kosten kun je achteraf nog de bestanden van je bonnen toevoegen. Maak bijvoorbeeld makkelijk een foto voor je kostenpost via de Gekko Bonnen app.