Meerdere facturen koppelen aan één transactie

Gemaakt door Dennis van Rooij, Gewijzigd op Di, 23 Jan om 3:07 PM op Dennis van Rooij

Het koppelen van meerdere facturen/onkosten aan één bank transactie is op dit moment niet mogelijk in Gekko, en het is onwaarschijnlijk dat we deze optie gaan toevoegen in Gekko. Een banktransactie wordt in Gekko gezien als een "basis unit" die niet deelbaar is. Want op het moment dat je een "basis unit" wel gaat delen, dan wordt je administratie heel complex.

Een gedeelde transactie kan bijvoorbeeld een deelbetaling vormen voor onkosten of facturen en deze deel betalingen kunnen dan weer bestaan uit meerdere gedeelde transacties. Betalingen via payment providers die een percentage inhouden van de betalingen zijn nog een voorbeeld, zoals betalingen via Mollie. Voor zo'n betaling moet je zowel inkomsten en onkosten gaan koppelen aan één transactie, dat is niet handig.

Voor het koppelen van meerdere facturen/onkosten aan één transactie moet je daarom het volgende doen:

Kosten

In het geval van onkosten, daar kijkt Gekko niet echt naar de betalingen. Stel dus dat je twee bonnen in één keer betaalt, dan kan je de transactie koppelen aan één van de twee bonnen. Voor de andere bon koppel je dan geen banktransactie. Een beter georganiseerde manier om meerdere bonnen te verwerken is om bij je transactie gebruik te maken van de optie "Markeer als overig" in de Gekko banken tab. Wanneer je deze optie selecteert, dan ziet Gekko je transactie als zakelijk. Een transactie gemarkeerd als "overig" geeft aan dat er een reden is dat de transactie niet goed kan worden gekoppeld in je administratie. De onkosten die je niet kunt koppelen kan je dan gewoon opgeven op basis van de bon die je hebt gekregen.

Facturen

In het geval van inkomsten, dus meerdere facturen die in één keer aan jou worden betaald, moet je altijd gebruik maken van de optie "markeer als overig". Deze optie selecteer je wederom voor je transactie in de banken tab van Gekko. Voor een factuur moet het bedrag tenslotte exact overeenkomen met het bedrag dat je hebt gefactureerd. Daarna moet je handmatig nog je facturen op "betaald" zetten.

NB: het matchen van transacties is niet noodzakelijk voor een deugdelijke administratie, maar wel een "best practice". Dat betekent de facto ook dat het combineren van betalingen aan één transactie niet is aan te raden. Het mag wel, maar ook voor de Belastingdienst is dat iets wat als "red flag" kan worden gezien. Dit is omdat het lijkt alsof men de betaling probeert te verantwoorden met de boekhouding ipv dat de betaling voortkomt uit de boekhouding.