Verstuurde factuur wijzigen?

Soms wil je een reeds verstuurde factuur wijzigen. Er staat bijvoorbeeld een fout adres op, de naam van de ontvanger is niet correct of de omschrijving van de werkzaamheden is verkeerd. Hoe pas je een dergelijke factuur aan? Want Gekko biedt hier geen gemakkelijke oplossing voor.

Daar is ook een goede reden voor. Officieel mag je namelijk een verstuurde factuur niet meer aanpassen als je een deugdelijke administratie wil voeren. Dat is niet iets wat wij bedenken, maar een vereiste van De Belastingdienst. Als je een verstuurde factuur wel aanpast, is het heel gemakkelijk om fraude te plegen. Denk bijvoorbeeld maar aan het volgende voorbeeld: je stuurt een factuur met een bedrag naar de klant, die dit als kosten opgeeft en de eigen administratie. Als jij vervolgens wijzigingen kan maken, dan kan je bijvoorbeeld de naam op de factuur aanpassen van een bedrijf naar een privépersoon (die bijvoorbeeld geen BTW mag aftrekken). Of je kan een lager bedrag op de factuur zetten, terwijl je klant het hogere bedrag opvoert. Als een factuur fout is, eist de Belastingdienst daarom dat je niet de oude factuur aanpast, maar de oude factuur corrigeert door een nieuwe factuur sturen. Je stuurt dan een credit factuur, en daarna maak je de nieuwe factuur met de juiste gegevens.

Omdat je facturen niet mag verwijderen, geeft Gekko een grote waarschuwing als je een reeds verstuurde factuur wilt verwijderen of aanpassen. Soms echter is het prudent om toch een reeds verstuurde factuur te verwijderen of aan te passen. Als bijvoorbeeld de klant aangeeft dat de factuur niet wordt geaccepteerd omdat het verkeerde adres erop staat, dan kun je er gezamenlijk voor kiezen om de factuur als niet verstuurd te beschouwen. Je klant accepteert de factuur tenslotte niet. 

In deze uitzonderlijke gevallen raden wij je aan contact op ons op te nemen om dit op te lossen: [email protected].